Отримання правової охорони на об’єкт промислової власності (винахід, корисну модель, знак для товарів і послуг, промисловий зразок тощо) в Україні стає можливим лише через його реєстрацію у Державному департаменті інтелектуальної власності (ДДІВ) Міністерства освіти і науки України (МОН). Документом, що засвідчує право власності на об’єкт промислової власності (ОПВ) є офіційний охоронний документ, який видається від імені держави уповноваженим на це ДДІВ. Для одержання охоронного документу на ОПВ необхідно подати до закладу експертизи заявку (таким закладом є Державне підприємство «Український інститут промислової власності» МОН України), оформлену згідно з відповідними правилами складання, подання та розгляду заявки на певний ОПВ, які затверджено та зареєстровано в установленому порядку.

Подана до Державного підприємства «Український інститут промислової власності» (далі — Укрпатент) заявка на певний ОПВ отримує реєстраційний номер для її ідентифікації і передається в установленому порядку для подальшого опрацювання згідно з відповідними чинними законами стосовно охорони прав на певні ОПВ та правилами, встановленими установою (МОН України) на підставі зазначених законів. Процес опрацювання заявки (діловодство) включає низку стадій, на яких здійснюються відповідні процедури, розгорнуті в часі та просторі. Загалом таких стадій є сім, а саме:

- реєстрація первинних документів заявки, попередня експертиза (тільки для винаходів і корисних моделей), введення бібліографічних даних, сканування та оцифровка матеріалів заявки з метою створення електронних форм документів та внесення їх до відповідних баз даних;
— здійснення процедури встановлення дати подання заявки;
— формальна експертиза (експертиза заявки за формальними ознаками);
— кваліфікаційна експертиза заявки (тільки для винаходів і знаків для товарів і послуг);
— здійснення процедури державної реєстрації охоронного документу (патенту, свідоцтва), підготовка до видачі та видача його особі, яка має право одержати цей документ;
— підготовка до публікації та публікація в офіційному бюлетені відомостей про видачу охоронного документу на певний ОПВ та описів до патентів на винаходи і корисні моделі;
— здійснення процедур щодо підтримання чинності охоронних документів (патентів, свідоцтв) на ОПВ, та внесення відповідних змін до державного реєстру (зміна імені або найменування, адреси власника охоронного документу тощо).
Залежно від заявленого ОПВ, його характерних ознак, обставин тощо процес діловодства може тривати від 6 до 30 і більше місяців.

Тривалий час опрацювання заявки збуджує природну потребу багатьох заявників, особливо це стосується їх представників — патентних повірених, цікавитися станом діловодства за заявками на ОПВ, які подано до закладу експертизи в Україні. Для задоволення такого характеру зацікавленостей численні заявники і патентні повірені звертаються до працівників Укрпатенту (як офіційно, так і неофіційно) з проханням надати інформацію, яка стосується стану діловодства за їх заявкою (заявками). Для патентних повірених така інформація є дуже важливою у випадках, коли вони одночасно (паралельно) представляють інтереси багатьох заявників і відстежують багато заявок (інколи це може сягати декількох десятків заявок).

Надання заявникам і патентним повіреним відповідей (усних або письмових) про стан діловодства за заявками на ОПВ потребує затрат часу фахівцями Укрпатенту, відволікає їх від виконання прямих функцій і, в кінцевому результаті, призводить до зниження продуктивності праці і втрати коштів.

Враховуючи зазначене вище, актуальним є завдання створення інтерактивної інформаційно-довідкової системи про стан діловодства за заявками на відповідні ОПВ. Ця система має забезпечити доступ користувачів і через мережу Інтернет, і через спеціальні автоматизовані робочі місця (АРМи), установлені в будівлі Укрпатенту по вул. Глазунова, 1 у м. Київ, до інформації, яка відображає відомості про стан діловодства за конкретними заявками на ОПВ.

Таким чином, необхідно створити умови заявникам (патентним повіреним) або безпосередньо самим, або через відповідальну особу Укрпатенту (телефоном чи явочно) для оперативного отримування необхідної інформації про стан діловодства за заявками, які вони подали на розгляд до Укрпатенту.

Створення таких умов потребує побудови інформаційно-довідкової системи (ІДС) з різним рівнем доступу до інформації, яка відображає стан діловодства за заявками на ОПВ, що обумовлено дотриманням вимог конфіденційності відомостей стосовно заявки до офіційної публікації цих відомостей. Рівні доступу до відомостей про стан діловодства за конкретними заявками можна установлювати як для конкретних фахівців Укрпатенту, так і для заявників (патентних повірених). При цьому для відповідних категорій користувачів обсяг отримуваних відомостей про стан діловодства за конкретними заявками буде визначатися установленим рівнем доступу. Так, наприклад, для експертів, що здійснюють експертизу заявок на ОПВ, має бути самий високий рівень доступу, який дозволяє отримати вичерпні (найбільш повні) відомості про стан діловодства за конкретними заявками, а для інших категорій користувачів ІДС ці рівні можуть бути нижчими і забезпечувати надання обмеженої (не повної) інформації про стан діловодства за конкретними заявками.

Звичайно, для заявників (патентних повірених), які знають про подану ними заявку майже всі первинні відомості на момент її подачі (наприклад, для заявки, що стосується знака для товарів і послуг такими відомостями є: бібліографічні дані, заявлене позначення, згруповані за класами товари і послуги) важливою є, зокрема, така інформація:

- на якій стадії знаходиться діловодство за заявкою;
— які документи (запити, повідомлення, рішення тощо) направлено заявникам стосовно їх заявок;
— дати відправлення Укрпатентом зазначених документів;
— кінцеві строки надання заявниками відповідей, або вчинення дій, що обумовлені змістом отриманих від Укрпатенту документів;
— виставлені в хронологічному порядку відповіді (вчинені дії, реакція) заявників на запити, повідомлення, рішення експертизи тощо.

Створена в Укрпатенті зазначена ІДС на першому етапі (пілотний проект) передбачає надання заявникам (патентним повіреним) відомостей через мережу Інтернет (http://www.ukrpatent.org/ua/bases.html) про стан діловодства за заявками на такі ОПВ: винаходи, корисні моделі, знаки для товарів і послуг, промислові зразки.

Для отримання потрібної інформації за конкретною заявкою заявнику (патентному повіреному) необхідно зареєструватися в ІДС, активізувати одну з піктограм, яка вказує на відповідний ОПВ («винаходи», «корисні моделі», «знаки для товарів і послуг», «промислові зразки»), набрати у виділеному віконці номер заявки, натиснути на піктограмку «пошук» і дочекатися, коли на моніторі комп’ютера з’являться відомості щодо стану діловодства за визначеною заявкою.

Відомості щодо стану діловодства за заявкою представлено такими атрибутами:

- вертикальна шкала («термометр») з поділом на стадії діловодства, властиві даному ОПВ;
— кольорові забарвлення поділів шкали, що вказують на те, які стадії завершено і яка стадія є активною;
— дві горизонтальні таблиці, одна з яких містить назви та дати відправки Укрпатентом документів (повідомлень, запитів тощо) заявнику (його представнику), а інша — назви та дати відправки заявниками документів-відповідей (клопотань) до Укрпатенту (вторинні документи).

Знання таких відомостей стосовно стану діловодства за визначеною заявкою дозволить заявникам (патентним повіреним), оперативно реагувати і приймати відповідні рішення за поданими заявками та опрацьовувати їх в Укрпатенті. Оперативне дистанційне отримання таких відомостей через мережу Інтернет дозволить заявникам (патентним повіреним) значно зекономити час і кошти та уникнути негативних наслідків, які настають у випадках несвоєчасного здійснення певних дій в процесі діловодства за поданими заявками.