Получение правовой охраны на объект промышленной собственности (изобретение, полезную модель, знак для товаров и услуг, промышленный образец и т.п.) в Украине становится возможным лишь через его регистрацию в Государственном департаменте интеллектуальной собственности (ГДИС) Министерства образования и науки Украины (МОН). Документом, который удостоверяет право собственности на объект промышленной собственности (ОПС) есть официальный охранительный документ, который выдается от лица государства уполномоченным на это ГДИС. Для получения охранительного документу на ОПС необходимо подать к заведению экспертизы заявку (таким заведением является Государственное предприятие «Украинский институт промышленной собственности» МОН Украины), оформленную согласно соответствующим правилам составления, представление и рассмотрения заявки на определенный ОПС, которые утверждено и зарегистрировано в установленном порядке.

Представленная в Государственное предприятие «Украинский институт промышленной собственности» (далее — Укрпатент) заявка на определенный ОПС получает регистрационный номер для ее идентификации и передается в установленном порядке для дальнейшей обработки согласно соответствующим действующим законам относительно охраны прав на определенные ОПС и правилами, установленными учреждением (МОН Украины) на основании указанных законов. Процесс обработки заявки (делопроизводство) включает ряд стадий, на которые осуществляются соответствующие процедуры, развернутые во времени и просторанстве. Вообще таких стадий есть семь, а именно:

- регистрация первичных документов заявки, предыдущая экспертиза (только для изобретений и полезных моделей), введение библиографических данных, сканирование и оцифровка материалов заявки с целью создания электронных форм документов и внесение их к соответствующим базам данных;
— осуществление процедуры установления даты представления заявки;
— формальная экспертиза (экспертиза заявки за формальными признаками);
— квалификационная экспертиза заявки (только для изобретений и знаков для товаров и услуг);
— осуществление процедуры государственной регистрации охранительного документа (патента, свидетельства), подготовка к выдаче и выдача его лицу, которое имеет право получить этот документ;
— подготовка к публикации и публикация в официальном бюллетене сведений о выдаче охранительного документа на определенный ОПС и описаний к патентам на изобретения и полезные модели;
— осуществление процедур относительно поддержания действия охранительных документов (патентов, свидетельств) на ОПС, и внесение соответствующих изменений в государственный реестр (изменение имени или наименование, адреса владельца охранительного документа и т.п.).
В зависимости от заявленного ОПС, его характерных признаков, обстоятельств и т.п. процесс делопроизводства может длиться от 6 до 30 и больше месяцев.

Продолжительное время обработки заявки возбуждает естественную потребность многих заявителей, особенно это касается их представителей — патентных поверенных, интересоваться залогом делопроизводства по заявкам на ОПС, которые представлено к заведению экспертизы в Украине. Для удовлетворения такого характера заинтересованностей многочисленные заявители и патентные поверенные обращаются к работникам Укрпатента (как официально, так и неофициально) с просьбой предоставить информацию, которая касается залога делопроизводства по их заявке (заявкам). Для патентных поверенных такая информация есть очень важной в случаях, когда они одновременно (параллельно) представляют интересы многих заявителей и отслеживают много заявок (иногда это может достигать нескольких десятков заявок).

Предоставление заявителям и патентным поверенным ответов (устных или письменных) о залоге делопроизводства по заявкам на ОПС нуждается в затратах времени специалистами Укрпатента, отвлекает их от выполнения прямых функций и, в конечном результате, приводит к снижению производительности работы и потери средств.

Учитывая указанное выше, актуальным есть задачи создания интерактивной информационно-справочной системы о залоге делопроизводства по заявкам на соответствующие ОПС. Эта система должна обеспечить доступ пользователей и через сеть Интернет, и через специальные автоматизированные рабочие места (АРМи), установленные в здания Укрпатенту по ул. Глазунова, 1 в г. Киев, к информации, которая отображает сведению о залоге делопроизводства по конкретным заявкам на ОПС.

Таким образом, необходимо создать условия заявителям (патентным поверенным) или непосредственно самим, или через ответственное лицо Укрпатента (телефоном или явочно) для оперативного получения необходимой информации о залоге делопроизводства по заявкам, которые они представили на рассмотрение к Укрпатенту.

Создание таких условий нуждается в построении информационно-справочной системы (ИСС) с разным уровнем доступа к информации, которая отображает залог делопроизводства по заявкам на ОПС, что обусловлено соблюдением требований конфиденциальности сведений относительно заявки к официальной публикации этих сведений. Уровни доступа к сведениям о залоге делопроизводства по конкретным заявкам можно устанавливать как для конкретных специалистов Укрпатента, так и для заявителей (патентных поверенных). При этом для соответствующих категорий пользователей объем получаемых сведений о залоге делопроизводства по конкретным заявкам будет определяться установленным уровнем доступа. Так, например, для экспертов, которые осуществляют экспертизу заявок на ОПС, должен быть самый высокий уровень доступа, который разрешает получить исчерпывающие (наиболее полные) сведения о залоге делопроизводства по конкретным заявкам, а для других категорий пользователей ИСС эти уровни могут быть низшими и обеспечивать предоставление ограниченной (не полной) информации о залоге делопроизводства по конкретным заявкам.

Конечно, для заявителей (патентных поверенных), которые знают о представленной ими заявке почти все первичные сведения на момент ее подачи (например, для заявки, которая касается знака для товаров и услуг такими сведениями есть: библиографические данные, заявленное обозначение, сгруппированные за классами товары и услуги) важной есть, в частности, такая информация:

- на какой стадии находится делопроизводство по заявке;
— какие документы (запросы, сообщения, решения и т.п.) направлено заявителям относительно этих заявок;
— дать отправления Укрпатентом указанных документов;
— конечные сроки предоставления заявителями ответов, или совершение действий, что обусловленные содержанием полученных от Укрпатенту документов;
— выставленные в хронологическом порядке ответы (содеянные действия, реакция) заявителей на запросы, сообщение, решение экспертизы и т.п..

Созданная в Укрпатенті указанная ИСС на первом этапе (пилотный проект) предусматривает предоставление заявителям (патентным поверенным) сведений через сеть Интернет (http://www.ukrpatent.org/ua/bases.html) о залоге делопроизводства по заявкам на такие ОПС: изобретения, полезные модели, знаки для товаров и услуг, промышленные образцы.

Для получения нужной информации по конкретной заявке заявителю (патентному поверенному) необходимо зарегистрироваться в ИСС, активизировать одну из пиктограмм, которая указывает на соответствующий ОПС («изобретения», «полезные модели», «знаки для товаров и услуг», «промышленные образцы»), набрать в выделенном окошке номер заявки, нажать на пиктограммку «поиск» и дождаться, когда на мониторе компьютера появятся сведению относительно залога делопроизводства по определенной заявке.

Сведения относительно залога делопроизводства по заявке представлено такими атрибутами:

- вертикальная шкала («термометр») с делением на стадии делопроизводства, присущий данному ОПС;
— цветные окраски делений шкалы, которые указывают на то, какие стадии завершены и какая стадия есть активной;
— две горизонтальные таблицы, одна из которых содержит названия и даты отправки Укрпатентом документов (сообщений, запросов и т.п.) заявителю (его представителю), а другая — названия и даты отправки заявителями документов-ответов (ходатайств) к Укрпатенту (вторичные документы).

Знание таких сведений относительно залога делопроизводства по определенной заявке разрешит заявителям (патентным поверенным), оперативно реагировать и принимать соответствующие решения по представленным заявкам и обрабатывать их в Укрпатенте. Оперативное дистанционное получение таких сведений через сеть Интернет разрешит заявителям (патентным поверенным) значительно сэкономить время и средства и избегнуть отрицательных следствий, которые наступают в случаях несвоевременного осуществления определенных действий в процессе делопроизводства по представленным заявкам.