Суть патентно-інформаційного забезпечення полягає у здійсненні сукупності заходів, кінцевим результатом яких є створення сприятливих умов надійного та швидкого отримання споживачами (фізичними та юридичними особами) певних відомостей про об’єкти промислової власності (ОПВ), а також відомостей стосовно їх охорони, характеру та обсягу прав заявників і власників охоронних документів. Упорядковані за певними ознаками (структуровані) відомості, що створюються в ході виконання функцій, покладених чинним законодавством на Державний департамент інтелектуальної власності (Держдепартамент) та заклади, що входять до державної системи правової охорони інтелектуальної власності, складають множину патентно-інформаційних ресурсів України. До числа основних завдань Держдепартаменту, необхідно, насамперед, віднести заходи, пов’язані із збиранням, аналітико-синтетичною обробкою, фіксацією, зберіганням, актуалізацією, пошуком, поширенням інформації стосовно правової охорони ОПВ, зокрема, шляхом надання доступу до зазначеної інформації (в тому числі через Інтернет).

В Україні такі функції виконує Державне підприємство «Український інститут промислової власності» — державний заклад експертизи для розгляду і проведення експертизи заявок на ОПВ. Одним із напрямів діяльності у рамках покладених на нього завдань є створення множини патентно-інформаційних ресурсів Держдепартаменту і Українського інституту промислової власності, а також здійснення патентно-інформаційного забезпечення вітчизняних і зарубіжних користувачів на базі цих ресурсів.

Інформаційне забезпечення діяльності у сфері інтелектуальної власності здійснюється відповідно до розділів 4 та 5 «Заходів щодо реалізації основних завдань Держдепартаменту у 2005 році», ухвалених рішенням колегії МОН України від 23.12.2004р., розділів V та VII «Заходів щодо реалізації Концепції розвитку національної системи охорони інтелектуальної власності на 2002 — 2005 роки», які затверджені наказом МОН України від 13.12.2002р. № 701.

Держдепартамент і Український інститут промислової власності здійснюють патентно-інформаційне забезпечення споживачів патентної інформації шляхом реалізації наступних заходів.

1. Створення нових патентно-інформаційних продуктів, накопичення, актуалізація та довготривале зберігання раніше створених патентно-інформаційних продуктів на CD-ROM і DVD, актуалізація доступних через мережу Інтернет баз даних (БД) та інформаційно-довідкових систем (ІДС).

2. Надання доступу (у т.ч., через Інтернет) до патентно-інформаційних ресурсів зацікавленим юридичним та фізичним особам.

3. Розповсюдження відомостей про патентно-інформаційні ресурси, що містять відомості про ОПВ України (семінари, конференції, виставки, круглі столи, публікації у ЗМІ, буклети, веб-сайти, публічні виступи тощо).

4. Патентно-інформаційне забезпечення фізичних та юридичних осіб, у т.ч. поточне комплектування патентних фондів УкрІНТЕІ, ДНТБ, територіальних Центрів науково-технічної та економічної інформації (ЦНТЕІ) національною патентною документацією на паперових та електронних носіях.

5. Удосконалення національної патентної документації та стандартизація у сфері інтелектуальної власності.

6. Здійснення міжнародного обміну патентною документацією, участь у міжнародному співробітництві в галузі патентної інформації, документації та стандартизації. Співробітництво з Всесвітньою організацією інтелектуальної власності (ВОІВ), Європейським патентним відомством (ЄПВ), зарубіжними патентними відомствами.

7. Удосконалення інформаційного забезпечення процесу експертизи заявок на об’єкти промислової власності, впровадження сучасних інформаційних технологій.

8. Постійне поповнення та актуалізація Патентно-інформаційної бази (ПІБ) і довідково-пошукового-апарату (ДПА) до неї, яка створена та функціонує з метою забезпечення виконання положень чинного законодавства в частині, що стосується проведення кваліфікаційної експертизи заявок на винаходи.

9. Систематичне комплектування Фонду патентної документації громадського користування (ФГК) — єдиного в Україні найповнішого та найсучаснішого загальнодоступного фонду патентної документації.

10. Проведення робіт щодо створення системи термінологічної та лінгвістичної підтримки національної системи охорони інтелектуальної власності.

11. Організація та проведення конференцій, семінарів, круглих столів із питань патентно-інформаційного забезпечення.

12. Підготовка та видання річних звітів Держдепартаменту, методичних посібників, буклетів, інформаційних листів тощо.

13. Оперативне інформування громадськості України та зарубіжних користувачів про діяльність у сфері інформаційного забезпечення діяльності у сфері інтелектуальної власності на веб-сайтах Держдепартаменту (http://www.sdip.gov.ua) та Українського інституту промислової власності (http://www.ukrpatent.org).

Сьогодні в Українському інституті промислової власності створені та функціонують:

1. Дев’ять доступних через веб-сайти Держдепартаменту (http://www.sdip.gov.ua) та Українського інституту промислової власності (http://www.ukrpatent.org) інтерактивних БД:

— спеціалізована БД (СБД) «Винаходи в Україні»;
— БД «Зареєстровані в Україні знаки для товарів і послуг»;
— інтерактивна БД «Промислові зразки, зареєстровані в Україні»;
— БД «Відомості про міжнародну реєстрацію знаків, які отримали правову охорону в Україні»;
— БД «Відомості про добре відомі знаки в Україні»;
— БД колективного користування «Відомості про заявки на винаходи, які прийняті до розгляду»;
— БД «Електронна версія офіційного бюлетеня «Промислова власність»;
— БД «Відомості про судові рішення за результатами розгляду справ щодо об’єктів промислової власності»;
— БД «Відомості про міжнародне депонування промислових зразків, які отримали правову охорону в Україні».

2. Три ІДС, доступні через мережу Інтернет (www.ukrpatent.org):

— ІДС «Стан діловодства за заявками на винаходи (корисні моделі)»;
— ІДС «Відомості про стан діловодства за заявками на знаки для товарів і послуг»;
— ІДС «Стан діловодства за заявками на промислові зразки в Україні».

У 2005 році завершено комплекс робіт з переходу до публікації національної патентної документації на електронних носіях — CD-ROM (паралельно з виданнями на паперовому носієві), що дає можливість здійснювати міжнародний обмін патентною документацією з використанням сучасних носіїв інформації і забезпечує якісно нові можливості її використання, значно знижує витрати на публікацію, пересилку та зберігання. З січня цього року здійснюється щомісячний випуск таких патентно-інформаційних продуктів на CD-ROM:

— Офіційний бюлетень «Промислова власність»;
— Національний CD-ROM «Винаходи в Україні»;
— Національний CD-ROM «Зареєстровані в Україні знаки для товарів і послуг».

У жовтні 2005 року Український інститут промислової власності розпочав випуск акумулятивного оптичного диску DVD «Знаки для товарів і послуг, які зареєстровані в Україні», на якому розміщуються відомості про всі виконані в Україні реєстрації знаків для товарів і послуг за період з січня 1993 року по дату завершення поточної реєстрації.

Однією зі знакових подій 2002 року стала реалізація підписаної у 2001 році патентними відомствами Вірменії, Білорусі, Грузії, Молдови, Росії, Таджикистану, Узбекистану, України та Євразійською патентною організацією спільної Угоди про випуск спільного регіонального патентно-інформаційного продукту країн СНД на CD-ROM (CISPatent). Починаючи з лютого 2002 року Український інститут промислової власності щомісяця формує поточний інформаційний масив і передає його до Роспатенту (м. Москва), де здійснюється формування і черговий випуск зазначеного диска.

З метою забезпечення належного рівня офіційних видань постійно здійснюється удосконалення структури та змісту офіційного бюлетеня «Промислова власність», структури річного покажчика до цього бюлетеня. Середній обсяг щомісячного видання збільшився майже у 8 разів.

Активно ведуться роботи щодо удосконалення форми та змісту відомостей, які подаються в охоронних грамотах на ОПВ, постійно здійснюється робота щодо удосконалення структури та змісту описів до патентів України на винаходи і корисні моделі. Для забезпечення термінологічної та лінгвістичної підтримки системи правової охорони інтелектуальної власності Держдепартамент в офіційному бюлетені «Промислова власність» та на веб-сайті Держдепартаменту розпочав цикл публікацій перекладу українською мовою серії стандартів ВОІВ, які відносяться до групи стандартів загального характеру «Переліку стандартів, рекомендацій та настанов ВОІВ».

Систематично здійснюється комплектування двох найважливіших в Україні фондів патентної документації: ПІБ та ФГК, що стало можливим завдяки міжнародному співробітництву, зокрема, міжнародному обміну патентною документацією (у тому числі на електронних носіях) з національними патентними відомствами, регіональними і міжнародними організаціями.

У національній системі правової охорони інтелектуальної власності функції міжнародного обміну патентною документацією покладено на Український інститут промислової власності, який з травня 2003 року визнаний Центром міжнародного обміну виданнями відповідно до ратифікованої Україною «Конвенції про міжнародний обмін виданнями», прийнятої 3 грудня 1958 року Генеральною конференцією ООН з питань освіти, науки й культури.

Проводяться роботи з удосконалення інформаційного забезпечення процесу експертизи заявок на об’єкти промислової власності. З метою підвищення якості пошуку інформації за заявками на винаходи вживаються заходи щодо забезпечення доступу до зарубіжних інформаційно-пошукових систем (у т.ч. комерційних), які містять патентну та науково-технічну інформацію.

Значна увага приділяється популяризації знань у сфері застосування сучасних інформаційних технологій при використанні патентно-інформаційних ресурсів, що сприяє доступу фізичних та юридичних осіб у регіонах України до зарубіжної патентної та науково-технічної інформації, що надається безоплатно через Інтернет.

Стосовно інформаційного забезпечення в сфері авторського права, слід зазначити, що з 1997 року видається «Каталог державної реєстрації» (один раз на рік) та офіційний бюлетень «Авторське право і суміжні права» (видається з 2002 два рази на рік). Окрім відомостей про реєстрацію авторського права на твір та реєстрацію договорів, які стосуються права автора на твір в офіційному бюлетені подаються відомості про облік організацій колективного управління.

З метою підвищення якості патентно-інформаційного забезпечення діяльності у сфері інтелектуальної власності та враховуючи патентно-інформаційні потреби широкого кола національних та зарубіжних користувачів у 2006 році необхідно забезпечити:

— розширення функціональних можливостей діючих БД;
— створення нових БД, зокрема, «Інформаційно-пошукова система «Міжнародна патентна класифікація (МПК). 8-ма редакція (2006). Базовий рівень»;
— створення нових патентно-інформаційних продуктів на оптичних дисках CD-ROM, DVD, зокрема, «Відомості про знаки для товарів і послуг, дія свідоцтв на які припинена, або свідоцтва на які визнані недійсними»;
— удосконалення існуючих форм та методів патентно-інформаційного забезпечення процесу експертизи заявок на об’єкти промислової власності на базі сучасних інформаційних технологій;
— поступове комплектування ФГК патентною документацією країн, з якими Україна здійснює міжнародне науково-технічне, у т.ч. військово-технічне, співробітництво, з метою актуалізації інформаційної бази для проведення патентних досліджень;
— розширення асортименту патентно-інформаційних послуг, зокрема тих, що надаються на безоплатній основі.