Под базой данных понимается объективная форма представления и организации совокупности данных (например: статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ.

При подготовке материалов, идентифицирующих базу данных, следует раскрыть форму представления данных, организацию совокупности данных и собственно совокупность этих данных и их систематизацию таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ.

В целях регистрации базы данных следует представлять материалы, относящиеся лишь к тем ее частям, которые характеризуют ее структуру, форму представления и организацию совокупности включенных в нее данных.

При регистрации базы данных могут быть представлены:
а) структурная схема базы данных;
б) перечень полей базы данных с указанием реквизитов поля;
в) каталоги файлов и логические структурные схемы документов, тезаурусы (словари языка с полной смысловой информацией) и иные словари.
г) примеры информационного содержания базы данных (фрагментарно из разных файлов).

Объем представляемых материалов не должен превышать 50 страниц.

В целях идентификации депонируемой базы данных, содержащей более одного файла, возможно представление материалов, относящихся к каждому файлу как фрагментарно, так и в полном объеме, если общий объем листинга не превышает 50 страниц.

Не следует включать материалы, относящиеся к программе для ЭВМ, являющейся системой управления базой данных (СУБД) — это предмет самостоятельной охраны.

Программы для ЭВМ, обеспечивающие работу базы данных, могут быть зарегистрированы самостоятельно.

1. Документы заявки представляются на бумажном носителе (листы формата А4), оформленные машинописным способом прямым шрифтом черного цвета в 1 экз., кроме реферата, который представляется в 2 экз. Во всех документах заявки название представленной к официальной регистрации ПО или БД должно быть одинаковым. Представление ПО (кроме аудиовизуальных или музыкальных произведений, являющихся частью ПОи правами, на которые обладает заявитель) или БД на магнитном или оптическом носителе, действующими нормативными документами, не предусмотрено.

2. Заявление (форма РП и форма РП/ДОП) оформляется машинописным способом прямым жирным шрифтом черного цвета без подчёркивания типа «Times New Roman Cyr» или подобным (рекомендуемый размер шрифта 11 или 12.) Текст, который используется для подготовки свидетельства: наименование/имя правообладателя (заявителя), название регистрируемой ПОили БД, фамилия, имя и отчество автора рекомендуется печатать жирным шрифтом, типа «Times New Roman Cyr» или подобным (рекомендуемый размер шрифта 12 или 13.).

2.1. Заполняя заявление, внимательно читайте указания, содержащиеся в самом бланке заявления, и следуйте их предписаниям. Информация в бланках заявления размещается напротив или под соответствующим указанием пункта или графы.

2.2. Для юридического лица в п.1 формы РП указывается полное наименование правообладателя согласно учредительным и регистрационным документам, включая и указание полной организационно-правовой формы. Здесь же указывается адрес местонахождения правообладателя, то есть адрес его регистрации (юридический адрес).

2.3. Даты указываются в формате ДД. ММ. ГГГГ.

2.4. В п.12 формы РП рекомендуются указывать один из предусмотренных контактных реквизитов.

3. Рекомендации по оформлению материалов, идентифицирующих ПОили БД (произведение).

3.1. Для заявителей — юридических лиц: в состав листинга включается распечатка исходного текста в объеме, предусмотренном Правилами (для базы данных — материалы, раскрывающие форму представления и организации данных, например: структуру, перечень полей, а также обязательно примеры информационного наполнения), и титульный лист («ТЛ»), на котором сверху вниз по листу размещается следующая информация: а) полное наименование заявителя, б) ) утверждающая подпись руководителя, печать заявителя и дата подписи, в) наименование объекта регистрации (Программа для ЭВМ или База данных), г) собственное название произведения — полное и сокращённое (если таковое имеется), д) сведения о полноте представления материала (фрагменты произведения или полный), е) сведения о количестве пронумерованных листов представленного к депонированию материала, ж) подписи авторов с расшифровкой подписей, з) знак охраны авторского права (если в п. 7 формы РП указан выпуск в свет произведения), и) внизу — город и год подготовки заявки к регистрации.

3.2. Для заявителей — физических лиц: в состав листинга включается распечатка исходного текста в объеме, предусмотренном Правилами (для базы данных — материалы, раскрывающие форму представления и организации данных, например: структуру, перечень полей, а также обязательно примеры информационного наполнения) и титульный лист («ТЛ»), на котором сверху вниз по листу размещается следующая информация: а) наименование объекта регистрации (Программа для ЭВМ или База данных), в) собственное название произведения — полное и сокращённое (если таковое имеется), г) сведения о полноте представления материала (фрагменты произведения или полный), д) сведения о количестве пронумерованных листов представленного к депонированию материала, е) подписи правообладателей и авторов с расшифровкой подписей (если авторы не отказались быть упомянутыми в документах заявки), ж) знак охраны авторского права (если в п. 7 формы РП указан выпуск в свет произведения), и) внизу — город год подготовки заявки к регистрации.

3.3. Листинг комплектуется и брошюруется в следующей последовательности:
для юридического лица-1) «ТЛ», 2) листинг;
для физического лица- 1) «ТЛ», 2) листинг.

3.4. Второй и последующие листы нумеруются в порядке возрастания (сквозная нумерация), при этом следует учесть, что «ТЛ» является первым листом листинга. Листинг прошнуровывается. Ответвления шнуровки выводятся на оборотную сторону последнего листа и фиксируются небольшим листком заклейки, на котором указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов данного документа и полнота представления материала. Листок заклейки заверяется: а) для юридического лица подписью руководителя, с заверением печатью организации либо подписью представителя правообладателя, б) для физического лица подписью правообладателя (ей), либо его представителя.

4. Экранные формы. Экранные формы рекомендуется включать в состав документов заявки в том случае, если они охраноспособны по нормам авторского права, то есть являются результатом творческой деятельности автора. Экранные изображения являются дополнительным идентифицирующим документом только для ПО. Распечатка экранных изображений оформляется аналогично оформлению распечатки исходного текста программы. (см. п. п. 3.1-3.4). Допускается экранные изображения сброшюровать вместе с исходным текстом программы. При этом общий объём депонируемых идентифицирующих материалов не должен превышать 70 страниц.

5. Рекомендации по написанию реферата: (п. 5.1-5.8 соответствуют последовательности изложения материала в реферате)

5.1. Авторы: Авторы (Фамилии и инициалы) указываются в последовательности, соответствующей заявлению (форма РП и пронумерованные формы РП/ДОП)

5.2. Правообладатель: Наименование правообладателя — юридического лица должно полностью соответствовать наименованию, указанному в заявлении (организационно-правовую форму в реферате рекомендуется указывать в виде аббревиатуры). Фамилии и инициалы физических лиц указываются в последовательности, соответствующей заявлению.

5.3. Программа (База данных): В названии ПОили БД вначале указывается полное название, а затем в круглых скобках указывается сокращённое название (если таковое имеется).

5.4. Аннотация: Текст аннотации должен быть кратким (700 знаков, то есть 10-15 строк), информативным и содержать сведения о назначении, области применения и функциональных возможностях регистрируемой ПОили БД.

5.5. Тип ЭВМ: Название ЭВМ указывается на языке оригинала, например: Sun, Macintosh микроконтроллер PIC16F877 или: IBM PC-совмест. ПК.

5.6. Язык: Язык программирования или СУБД указывается на языке оригинала, например: Object Pascal (в среде Delphi), С++, Basic., Access

5.7. ОС: Операционная система указывается на языке оригинала: Linux, Unix, перечисление однотипных ОС указывается через косую черту, например: Windows 95/98.

5.8. Объём программы (базы данных): Указывается в Кбайтах или Мбайтах объём всего исходного текста программы или полной базы данных.

6. Регистрационный сбор. Без платёжного документа, подтверждающего уплату регистрационных сборов в установленном размере, заявка к рассмотрению не принимается. Рег. сбор уплачивается одним платёжным документом по сумме соответствующих пунктов Положения о регистрационных сборах. Не допускается объединять платежи по разным заявкам. Рег. Сбор уплачивается на расчётный счёт Роспатента.

7. Тарифы. За ускорение рассмотрения заявки, за депонирование дополнительных страниц материалов, сверх установленного числа взимается плата согласно Тарифам ФИПС. Тарифы уплачиваются на расчётный счёт ФИПС.

8. Ходатайство об ускорении. В случае если у правообладателя имеются основания экономического или организационного характера (начало коммерческого использования произведения, заключение договора, представление на выставке, защита диссертации и так далее), в состав заявки включается ходатайство об ускорении регистрации и платёжный документ об уплате тарифа института за проведение ускоренной регистрации. Ускорение процедуры регистрации начинается с даты поступления в ФИПС документов заявки и платёжного документа об уплате тарифа.

9. Сопроводительное письмо. Рекомендуется заявку сопроводить письмом, с перечнем приложенных материалов. При подаче заявки непосредственно в Отдел письмо оформляется в 2-х экз., при подаче заявки по почте — в 1-ом.